Comment retrouver un acte notarié grâce aux archives hypothécaires ?

Le principe des registres d’ordre est de regrouper les informations au nom des individus ou organismes concernés. Chaque personne se voit attribuer une case dès qu’elle apparait dans un acte transcrit.

Pour retrouver un relevé de formalités hypothécaires concernant une personne, il convient de :

•  sélectionner le bureau des hypothèques correspondant,
•  consulter successivement les registres suivants :

1.  le registre indicateur de la table alphabétique (accessible en ligne ) : il contient les noms patronymiques dans l’ordre alphabétique et renvoie à la table alphabétique pour l’identification complète des personnes. Noter le n° de volume et le n° de folio qui sont inscrits à la droite du nom. Attention : les noms les plus courants peuvent renvoyer à plusieurs entrées de la table alphabétique. Exemple : Bureau de Dreux / Registre indicateur Volume 1 à 4 / patronyme « Ablon (Brevédent d’) » : volume 54, folio 83
2.  la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires (accessible en ligne) : elle donne les coordonnées complètes des personnes (profession, domicile…), et renvoie pour chacune à leur « compte » hypothécaire, c’est-à-dire au répertoire des formalités. Les folios sont indiqués en haut, dans le coin gauche ou droit des pages. Les volumes et cases du répertoire sont inscrits en face des personnes à droite. Attention : les femmes sont classées d’après leur nom de jeune fille. Attention également aux noms composés qui n’apparaissent pas forcément dans le même ordre d’un registre à l’autre. Exemple : Bureau de Dreux / Table alphabétique n° 54 / Folio 83 Brevédent d’Ablon Marie Léonie Alexandrine : volume du répertoire n°271, case 348.
3. le répertoire des formalités hypothécaires (accessible en ligne pour Dreux et en salle de lecture pour les autres bureaux) : il recense tous les actes enregistrés concernant une même personne. Chercher le n° de la case trouvé dans la table alphabétique, celle-ci fait apparaître tous les actes transcrits dans la colonne de gauche avec le n° de volume des transcriptions et le n° de l’acte (la colonne de droite concerne les actes seulement inscrits). Cette « case » est le relevé de formalités de la personne. Attention : si tous les actes répertoriés intéressent votre recherche, il faut relever tous les numéros de volumes et tous les numéros d’actes. Exemple : Bureau de Dreux / Répertoire des formalités n° 271 / Case n° 348 : de Brévédent d’Ablon Marie Léonie Alexandrine : une formalité transcrite au volume 1966, article 20. Il s’agit d’une vente en 1904.
4. le volume de transcriptions (accessible en salle de lecture) : il contient la copie de l’acte notarié relatif à la transaction sélectionnée depuis le relevé de formalités. Chercher dans le n° de volume et au n° de l’acte repérés dans le relevé de formalités. Attention : les Archives départementales d’Eure-et-Loir ne conservent pas la totalité des volumes de transcription car une partie de cette collection se trouve encore conservée au Centre de conservation spécial d’Auxerre.

À noter :

• la numérisation des registres de Dreux a été effectuée à partir de microfilms et peut parfois se révéler un peu floue à la consultation,
• la numérisation des registres des autres bureaux a été effectuée à partir des originaux, dont certains se trouvent en mauvais état et peuvent donc comporter des lacunes,
• les registres peuvent contenir des erreurs, aussi ne faut-il pas hésiter à feuilleter les pages précédentes ou suivantes si l'on ne trouve pas une personne qui devrait être à un folio précis.