La collection de registres qu'elles conservent est donc normalement plus ancienne et plus complète que celle des Archives départementales.

Les conditions matérielles de conservation peuvent, bien entendu, varier considérablement d'une mairie à l'autre, et des destructions importantes ont pu avoir lieu dans certaines d'entre elles, comme à La Loupe où la mairie a été détruite par un bombardement aérien le 17 juin 1944.

Enfin, certaines communes ont déposé leurs registres les plus anciens aux Archives départementales.

Il peut être utile de rappeler quelques règles relatives à la conduite de recherches généalogiques auprès des mairies.

La consultation des archives publiques est un droit reconnu par la loi.

En ce qui concerne les registres d'état civil, ce droit est limité aux seuls registres du plus de cent ans.

Pour connaître les conditions d'accès aux registres de moins de cent ans

Cependant, la communication des registres peut être soumise à plusieurs contraintes matérielles.

Horaires d'ouverture
Les registres ne peuvent être consultés qu'aux heures normales d'ouverture des mairies, et un chercheur ne peut exiger que ces horaires soient modifiés pour sa convenance personnelle.

Or, dans un grand nombre de petites communes, la mairie n'est ouverte au public que quelques heures par semaine.

Règles de sécurité
Le maire est responsable de la conservation des registres qui constituent le patrimoine historique de la commune. Il lui appartient de définir des règles de sécurité protégeant ces registres contre les risques que pourraient leur faire courir des chercheurs peu scrupuleux ou des manipulations maladroites.

Les principales règles édictées peuvent être les suivantes :

- détermination du lieu de consultation, par exemple dans le bureau du secrétaire de mairie ou d'un employé municipal et sous son contrôle ; - limitation du nombre de registres communiqués en même temps, le plus souvent un seul à la fois, et contrôle de la restitution de celui-ci avant la communication d'un second registre ; - obligation pour les chercheurs de déposer leurs sacs ou valises au secrétariat de la mairie ; - obligation pour les chercheurs de justifier leur identité.

Ces règles peuvent être ressenties comme une contrainte par les chercheurs. Mais ceux-ci doivent se rappeler qu'elles ont pour objet de garantir la bonne conservation des registres, au profit des générations suivantes.

Registres non communicables
Lorsqu'un registre est en mauvais état et que sa manipulation peut entraîner des dégradations supplémentaires, ce qui est notamment le cas lorsque certains feuillets sont moisis, le maire peut décider d'en refuser la communication.

Il lui appartient en ce cas, pour permettre l'exercice du droit d'accès aux archives publiques garanti par la loi, de faire restaurer, voire microfilmer ou numériser, ce registre, ou de le déposer aux Archives départementales qui se chargeront de ces opérations.

Cependant, les travaux de restauration peuvent demander des moyens financiers importants, et donc des délais, pendant lesquels le ou les registre(s) concernés demeureront non communicables aux chercheurs.

Là encore, la bonne conservation des registres sur le long terme doit primer sur la satisfaction immédiate des demandes du public, lorsqu'il apparaît que les deux objectifs ne sont pas conciliables.

La délivrance de photocopies des actes d'état civil de plus de cent ans ne constitue pas une obligation pour une mairie, sauf lorsque le demandeur justifie qu'il en a besoin pour un motif administratif ou judiciaire.

D'une façon générale, la photocopie de registres, si elle est fréquemment répétée, peut entraîner une dégradation de ceux-ci, et notamment de leur reliure.

La réfection des reliures des registres d'état civil anciens pouvant être une opération coûteuse, il est donc légitime que le maire, dans un souci de bonne gestion des finances communales, refuse de délivrer ces photocopies, sauf justification particulière du demandeur.

Les mairies ne sont pas tenues de faire à la place des particuliers des recherches d'intérêt purement privé, et sont donc fondées à refuser de fournir par correspondance aux chercheurs des informations qui ne seraient pas demandées pour un motif administratif ou judiciaire.

Bien des mairies acceptent cependant de fournir ces informations, mais il faut savoir qu'en ce cas les secrétaires de mairie font très souvent les recherches en plus de leur charge normale de travail.

Les mairies, dont ce n'est pas la mission principale, ne pourront malgré leurs efforts répondre dans tous les cas à la curiosité des chercheurs.

Les Archives départementales, notamment grâce à leur programme de numérisation, peuvent en revanche offrir aux chercheurs, en particulier aux généalogistes, une vaste palette de services pour les aider à satisfaire leur curiosité.

Il sera donc dans bien des cas plus facile d'obtenir satisfaction en s'adressant au service dont le rôle est précisément de conserver et de mettre à la disposition du public le patrimoine historique du département.

Il peut également être très utile de solliciter le concours d'une association de généalogistes.