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Elections municipales de 2020 : récolement règlementaire

Marianne

Le récolement réglementaire des archives des communes et des communautés de communes est obligatoire après chaque élection municipale ou renouvellement de Conseil communautaire.

Il s'agit d'une étape clé de la prise en charge du fonds d’archives de votre collectivité.

 

Le récolement en questions :

A quoi sert-il ?

Le récolement règlementaire recense l’ensemble des archives conservées dans la mairie et ses annexes.

Le terme « archives » recouvre l’ensemble des documents produits par la collectivité, dès leur création. Par conséquent, le récolement concerne non seulement les documents conservés dans les locaux spécifiques destinés aux archives mais aussi ceux stockés dans les bureaux.

Pourquoi est-ce important de le réaliser ?

Le récolement décharge l’ancien Conseil municipal/communautaire de sa responsabilité juridique sur les documents et la transfère à la nouvelle mandature.

Un récolement bien exécuté permet de connaître, salle par salle, le contenu du fonds d’archives. A ce titre, il facilite les recherches.

Sur la base du récolement, les Archives départementales peuvent préconiser des éliminations règlementaires et vous proposer une visite de vos locaux.

A quel moment doit-il être réalisé ?

A chaque élection municipale et/ou renouvellement de conseil communautaire, y compris si l’élu reconduit son mandat. En cas de fusion de collectivités en cours de mandat, le récolement doit également être réalisé.

Que contient-il ?

 

Un procès-verbal de transfert des archives.

Deux listes des archives conservées dans les locaux (salles archives et/ou bureau) :

  • la liste des documents des collections fondamentales (état civil, délibérations, arrêtés et cadastre pour les communes ; décisions, délibérations et arrêtés pour la communauté)

  • une liste générale.

A-t'il besoin d'être précis ?

Plus le récolement est précis, plus il est efficace et facile d’utilisation. La liste générale des archives peut se contenter d’énoncer de grands ensembles. En revanche, la liste des collections fondamentales doit être précise.

Comment le remplir ?

Nouveauté 2020, le formulaire peut être rempli sur ordinateur. Il est composé de cases à cocher et de champs à remplir. En revanche, la présence de signatures originales restant obligatoire, il doit être imprimé en 3 exemplaires, signé puis envoyé aux Archives départementales par courrier. Les deux autres exemplaires sont destinés l’un à l’élu sortant et l’autre aux archives de la collectivité.

Dans le cas où le remplissage du formulaire par ordinateur ne fonctionnerait pas, il est tout à fait possible d’imprimer le récolement, de le remplir à la main avant de le faire parvenir aux Archives départementales par courrier.